Gérer les files d'attente
La gestion des files d’attente a lieu dans l’onglet « File d’attente ». Cet onglet permet d’avoir une vue d’ensemble sur les différents bureaux et de pouvoir s’y connecter.
1. La liste des bureaux
Si l’agent n’est pas attaché à un événement dans un cabinet précis, il y aura une vue sur les différents guichets ainsi que leurs disponibilités et certaines informations essentielles (comme : le nom du guichet, le nom de l’agent occupant le guichet, le service auquel il est attaché, une notion PMR…).
2. Se connecter à un bureau
2.1. Connexion automatique à un bureau
Si votre agent est attaché à un événement, vous serez directement connecté au bon bureau.
2.2. Connexion manuelle à un bureau
Si l’agent n’est pas attaché à un événement, il pourra sélectionner le bureau de son choix en cliquant sur le bouton « connexion ».
Si le bureau est déjà occupé, il ne pourra pas s’y connecter.
3. L'interface d'un bureau
3.1 Les différents boutons
Plusieurs boutons avec des fonctionnalités différentes sont disponibles sur l’interface d’un bureau. Ceux-ci varient en fonction du statut du bureau (s’il est en entretien ou non).
- Avant l’appel d’un visiteur (hors entretien)
A. Appeler le suivant
- Fonctionnalité : Ce bouton appelle le prochain visiteur qui se trouve dans votre liste avec alerte sonore sur les écrans dédiés au ticketing.
- L'impact sur le visiteur : Le numéro de ticket du visiteur va être appelé sur les écrans prévus à cet effet. Vous allez entrer en entretien avec le visiteur appelé.
B. Appeler le suivant (silencieux)
- Fonctionnalité : Ce bouton appelle le prochain visiteur qui se trouve dans votre liste sans alerte sonore et sans affichage sur les écrans dédiés au ticketing.
- L'impact sur le visiteur : Il ne se passe rien sur les écrans d’appels. Ce bouton peut être utilisé pour appeler le patient sans rien afficher sur écran.
- Durant l’entretien avec un visiteur
A. Appeler le suivant
- Fonctionnalité : Ce bouton appelle le prochain visiteur qui se trouve dans votre liste avec alerte sonore sur les écrans dédiés au ticketing.
- L'impact sur le visiteur : Le numéro de ticket du visiteur va être appelé sur les écrans prévus à cet effet. Vous allez entrer en entretien avec le visiteur appelé.
B. Appeler le suivant (silencieux)
- Fonctionnalité : Ce bouton appelle le prochain visiteur qui se trouve dans votre liste sans alerte sonore et sans affichage sur les écrans dédiés au ticketing.
- L'impact sur le visiteur : Il ne se passe rien sur les écrans d’appels. Ce bouton peut être utilisé pour appeler le patient sans rien afficher sur écran.
C. Rappeler
- Fonctionnalité : Ce bouton permet de rappeler le visiteur s’il ne s’est toujours pas présenté à l’entretien sur les écrans dédiés au ticketing.
- L'impact sur le visiteur : Le numéro de ticket du visiteur va être rappelé sur les écrans prévus à cet effet tout en restant en entretien avec celui-ci dans le QMS.
D. Appel général
- Fonctionnalité : Ce bouton permet d’appeler le numéro de ticket du visiteur sur tous les écrans (salles d’attente, guichets…). Ce bouton est à utiliser avec précaution.
- L'impact sur le visiteur : Le numéro du patient va être appelé sur tous les écrans de la clinique.
E. Changer de service
- Fonctionnalité : Ce bouton renvoie le visiteur vers un autre service.
- L'impact sur le visiteur : L’entretien sera clôturé et le numéro de ticket apparaîtra sur l’écran du secrétariat où vous l’avez transféré.
F. Visiteur absent
- Fonctionnalité : Ce bouton déclare le visiteur absent.
- L'impact sur le visiteur : Le visiteur est alors supprimé. Son numéro de ticket disparaîtra des écrans.
G. Appeler plus tard
- Fonctionnalité : Ce bouton remet le visiteur dans la file d’attente afin de pouvoir le rappeler plus tard.
- L'impact sur le visiteur : L’entretien sera fermé et le ticket du visiteur sera remis dans la liste d’attente afin d’être appelé plus tard
H. Terminer
- Fonctionnalité : Ce bouton clôture l’entretien
- L'impact sur le visiteur : Le numéro du ticket disparaît des écrans d’appels et l’entretien est clôturé sans appeler le suivant.